¿Cómo elegir software de inventario adecuado para tu empresa?

El software de inventario representa una de las tres formas en que podemos optimizar la gestión de stock, que sin duda es uno de los principales desafíos administrativos de las empresas que fabrican y distribuyen productos. Por fortuna, su mercado es bastante fuerte (se espera que alcance los USD 2560 millones para 2029), la oferta de soluciones es amplia y cada día son más asequibles en términos económicos.

6 variables para tomar en cuenta en un software de inventario

Pero ¿cómo elegir la ideal? Es sencillo. Solo debemos prestar atención a siguientes factores:

1. Tamaño y complejidad del inventario

El software de inventario debe tener la capacidad de rastrear y procesar con eficiencia el volumen total de existencias de la empresa. De lo contrario, es probable que tengamos problemas con el seguimiento de productos y la gestión de variaciones. Además, es importante que el software cuente con las funciones necesarias para hacer frente a factores, variables y desafíos que dificultan el proceso control de existencias: diversidad de productos, ubicaciones múltiples, demanda fluctuante y coexistencia de diferentes tipos de inventarios (anual, periódico, rotativo o permanente).

2. Necesidades específicas del negocio y su gestión de inventarios

Al tener en cuenta las necesidades de la empresa, tanto en gestión de stock como en lo que respecta a logística, implementamos una solución a la medida de sus procesos, evitando sobrecostos en funciones innecesarias. La determinación de necesidades específicas tiene que ver con el tamaño, complejidad y tipos de inventarios del negocio, pero también involucra aspectos como cantidad de almacenes, tiempos de reabastecimiento, dinámicas de la demanda, requisitos regulatorios y movilidad.

3. Escalabilidad del software de inventario

El objetivo de toda empresa es crecer. Y a medida que lo hace, es probable que incrementemos el volumen y complejidad del inventario que gestionamos. Un software escalable puede adaptarse a dicho aumento de la carga de trabajo sin afectar su rendimiento ni realizar migraciones de datos.

4. Facilidad de uso

Es importante que el software de control de inventarios sea intuitivo para los colaboradores. Si la curva de aprendizaje es muy prolongada, gastamos más recursos en su capacitación y corremos el riesgo de que cometan errores al gestionar la herramienta. Esto, además de producirles frustración, afecta los resultados de su trabajo.

5. Integración con otros sistemas

El software de inventario debe ser compatible con los otros sistemas de gestión de la empresa, como contabilidad, Punto de Venta, comercio electrónico, abastecimiento, entre otros. Lo anterior nos brinda una visión completa y coherente de la información en todas las herramientas, lo cual facilita la toma de decisiones y evita las redundancias de procesos y la duplicación de datos.

6. Soporte y actualizaciones ofrecidas por el proveedor

Un buen sistema se caracteriza por un excelente soporte técnico, integrado por especialistas en el uso de la herramienta y gestión de stock. Ellos brindan asistencia oportuna en caso de dudas o problemas técnicos que afecten el normal desarrollo de la gestión de inventarios. Adicional, el proveedor del software de control de inventarios debe ofrecer actualizaciones frecuentes y cuando sean necesarias. Gracias a eso, operamos siempre en el marco de la ley y mejoramos continuamente en temas de seguridad informática, rendimiento, nuevas funcionalidades y adaptación a nuevas tecnologías. Al tomar en cuenta estos factores, las empresas pueden tomar una decisión informada, que se alinee con sus objetivos y les permita optimizar la gestión de inventarios, mejorar la eficiencia y reducir costos operativos, contribuyendo así al crecimiento y éxito del negocio a largo plazo. El ERP Defontana cuenta con un módulo de gestión de inventarios que cumple con todos estos requisitos. Además, tiene el plus agregado de que opera 100% web, por lo que la implementación es rápida y económica, porque no implica inversiones en licencias de software e infraestructura.