Guía de despacho electrónica vs. física: ¿Cuál es mejor?

La guía de despacho es uno de los documentos tributarios que todo empresario debe conocer, ya que debemos emitirla a la hora de trasladar bienes (sean producto de una venta o no) y cuando postergamos la emisión de la factura de venta de mercancías entregadas.  Desde el 17 de enero de 2020, tenemos la obligación de emitirla en formato electrónico, aunque existen algunos casos en los que es posible gestionarla en papel. La implementación de uno u otro documento depende de las características del negocio, dónde opere y los beneficios que puedan ofrecer. 

Guía de despacho electrónica 

Es la guía que, previa autorización del Servicio de Impuestos Internos (SII), generamos mediante un software de facturación electrónica, sea el del SII, propio o de un proveedor certificado. De acuerdo con el artículo 70 del Reglamento de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, debe contener los siguientes datos: 

• Fecha de envío de las mercancías o del momento del retiro por el comprador. 
• Nombre, dirección y número de RUT del vendedor y del comprador. 
• Numeración correlativa. 
• Detalle y precio unitario de las mercancías.
• Patente del vehículo transportador. 

En la factura de venta que debemos generar posteriormente, debemos consignar el número de la guía de despacho electrónica que respaldo la entrega de mercancías. 

Guía de despacho física

Se trata del mismo documento, con igual información, solo que es diligenciado en papel, timbrado por el SII y extendido en triplicado (original y segunda copia los entregamos al comprador). Puede ser implementada por los contribuyentes exentos de la obligatoriedad de emitir Documentos Tributarios Electrónicos, según el artículo 54 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. Es decir, aquellos que desarrollan su actividad económica en: 

• Áreas sin cobertura de Internet. 
• Lugares sin acceso a energía eléctrica. 
• Zonas de catástrofe según la Ley N.º 16.282. 
• La misma norma también establece que podemos optar por esta opción si nuestra empresa pertenece a alguno de los siguientes sectores: 
• Silvoagropecuario.
• Pesca artesanal. 
• Pequeña minería y pirquineros. 

Lo anterior no quiere decir que estas empresas no puedan generar el documento en formato electrónico, solo que, por cuestiones de practicidad y condiciones en que desarrollan sus actividades, tienen la opción de hacerlo en papel. Incluso pueden emitir de forma paralela los dos tipos de guías de despacho, según lo dispuesto por el SII en la Resolución N° 8 del 17.01.2020.  En cualquier caso, las empresas deben contar con autorización del SII para emitir guía de despacho en papel, y tramitar ante el SII el respectivo timbrado de los documentos. 

¿Guía de despacho electrónica o física?

Las ventajas de los documentos tributarios electrónicos son muchas. Por ejemplo, simplificamos el cumplimiento tributario, reducimos costos en papel, no requerimos espacios físicos de almacenamiento, evitamos errores en la emisión y no tenemos que ir al SII a timbrar papelería.  Por lo anterior, el formato electrónico debería ser la primera opción a considerar, aun cuando pertenezcamos a los sectores que pueden optar por los dos tipos de guías de despacho. Pero si las condiciones del trabajo no permiten la digitalización, el papel es la elección más conveniente.  Si optamos por lo digital, el sistema ERP Defontana cuenta con un módulo de facturación que permite la emisión, administración y almacenamiento de todos los Documentos Tributarios Electrónicos exigidos por la ley.  Lo mejor de todo es que el sistema ERP Defontana opera 100% online, por lo cual es muy fácil de implementar en cualquier parte del país, siempre que los encargados de la facturación tengan acceso a un dispositivo con conexión a Internet.