Conciliación bancaria: 5 aspectos claves para evitar errores

Mediante la conciliación bancaria contrastamos cada uno de los movimientos reconocidos en la cuenta “Bancos”, frente a aquellos reportados por las entidades bancarias en los extractos, con el fin de verificar que coincidan a la perfección.  Es un proceso de suma importancia, porque nos garantiza que la contabilidad refleja fielmente los movimientos bancarios y nos permite prevenir pérdidas y optimizar el control de los recursos económicos. 

5 estrategias para evitar errores en la conciliación bancaria

Debido a lo crucial de esta actividad, es recomendable hacerlo cada mes como máximo y al cierre del periodo. Pero no basta con ello, lo más importante es ejecutar muy bien cada uno de los pasos de la conciliación bancaria, evitando errores o partes inconclusas. Algunos aspectos clave al respecto son:  

1. Llevar al día el registro de cheques pendientes 

Aunque el uso de los cheques ha caído casi un 80% desde 2012 a 2021, aún existen empresas que los usan con cierta frecuencia y debemos tenerlos en cuenta a la hora de realizar conciliaciones bancarias. Estos generan incongruencias cuando los emitimos o recibimos y no son cobrados de forma inmediata, ya que lo más probable es que el banco no procese la operación, pero sí quede registrada en la contabilidad.  Para evitar esta incongruencia tenemos que realizar un seguimiento detallado de los cheques -verificando si fueron cobrados o no- y registrarlos como partidas de conciliación durante el proceso.

2. Actualizar los tipos de cambio de manera regular 

Cuando realizamos transacciones en diferentes monedas, los tipos de cambio incorrectos o desactualizados pueden causar errores en la conciliación bancaria.  Para evitar este problema, tenemos que utilizar en los registros contables el mismo sistema cambiario implementado por la entidad bancaria. Además, deberíamos actualizarlos de manera regular, preferiblemente en la misma fecha de la operación económica.

3. Usar un software contable y políticas de contabilidad claras

Es muy común que las incongruencias en la conciliación bancaria provengan de errores de gestión contable, como detalles de transacciones inexactos, duplicación de apuntes, movimientos no contabilizados y errores de tipeo o cálculo al realizar los asientos.  Prevenir estos errores es muy sencillo con un software contable que elimine el riesgo de error de cálculo o tipeo, muy asociado a la gestión manual de la contabilidad.  Además, es muy importante establecer políticas internas que establezcan claramente cómo y cuándo realizar el registro de una operación bancaria, de esa manera reducimos la probabilidad de olvidar el registro de transacciones o registrar la misma dos veces.   

4. Mantener en orden la documentación para el proceso

No podemos pensar en resultados confiables y libres de errores si no tenemos completos y ordenados por fechas todos los documentos para hacer conciliación bancaria:

• Libro auxiliar mayor. 
• Libro de ingresos y egresos o libros auxiliares de la empresa. 
• Notas de crédito y notas débito emitidas por el banco.
• Soportes de las operaciones registradas en la cuenta “Bancos” y sus subcuentas.
• Cartola bancaria. 

Por el lado de las cartolas bancarias hay poco problema, pues las entidades financieras cuentan con una infraestructura tecnológica para generarlas automáticamente (que casi nunca contienen errores).  Por nuestra parte, el software contable vuelve a ser la solución ideal para llevar un plan de cuentas actualizado y debidamente ordenado.    

5. Automatizar conciliaciones bancarias con un software ERP 

Los pasos de la conciliación bancaria exigen el análisis detallado de un gran volumen de datos, así como la ejecución de diferentes sumas y restas que, por más sencillas que parezcan, no dejan de quitar tiempo y ser susceptibles de error.  Por esta razón siempre es recomendable implementar una herramienta de automatización.  El software ERP Defontana, que está vinculado a un módulo contable de lo más completo, nos permite acceder a las cartolas bancarias y automatizar las conciliaciones bancarias con los principales bancos del país. Todo con unos cuantos clics.