¿Cómo hacer un flujo de caja de forma sencilla?

Llevar un registro del flujo de caja es una tarea decisiva para notar a tiempo cualquier situación que pueda perjudicar las finanzas de nuestra empresa. Pero ¿qué elementos se deben incluir en este informe y cómo hacerlo? Conoce los detalles a continuación.

¿Qué es un flujo de caja?

El flujo de caja es un informe que da cuenta del dinero que entra y sale de nuestro negocio en un período determinado.  Entonces, ¿para qué sirve el flujo de caja? ¿Qué tan importante es?  En resumidas cuentas, si el flujo es positivo significa que nuestros ingresos son superiores a los gastos, como deudas, pago de sueldos o compra de insumos. De ser negativo, entonces nuestra empresa está consumiendo más de lo que produce, y eso no es bueno. Con esto en mente, la estructura del flujo de caja es una herramienta indispensable para evaluar la liquidez, entender y mejorar nuestro rendimiento financiero. De igual forma, nos permite hacer frente a momentos de crisis económica con mayor solidez.

¿Cómo hacer un flujo de caja?

Un método sencillo es basarnos en la estructura del flujo de caja por tipo de movimiento, diferenciando entre actividades operativas, de inversión y de financiamiento.

• Actividades operativas: en este grupo incluiremos cualquier fuente de efectivo que guarde relación con nuestras actividades comerciales, como ingresos por ventas de bienes y servicios, pagos de intereses, impuesto sobre la renta, pagos a proveedores, salario de los trabajadores y alquiler.
• Actividades de inversión: aquí tomaremos en cuenta las compras o ventas de activos, los préstamos que hemos hecho o recibido y cualquier otro pago que tenga que ver con una adquisición. 
• Actividades de financiamiento: es el efectivo correspondiente al pago de dividendos por créditos, acciones y todo lo relacionado con la financiación. 

Con esta información, tenemos dos alternativas: hacer un flujo directo o indirecto. La diferencia es que el cálculo directo contempla cifras conocidas, mientras que el directo consta de cifras estimativas.  ¿A qué se debe esto? En las empresas pequeñas es más fácil calcular los ingresos efectivos a fin de mes, ya que el volumen de ventas es menor. Aquí se puede contar con cifras conocidas.  En cambio, las empresas grandes que venden a crédito pueden generar muchas ventas en un mes sin contar con el efectivo en ese mismo período. Puede que los clientes paguen en 30 o 60 días, por ejemplo, así que las cifras son estimativas. Dependiendo del caso, elegiremos un procedimiento y sumaremos todos los ingresos/egresos. Al final, tendremos un flujo de caja sencillo para analizar la situación de la empresa. Entonces, para resumir y a nivel general, un cálculo del flujo de caja debería considerar las siguientes etapas: 1. Tener a mano todos los datos contables del negocio, así como el balance general y el estado de resultados. 2. Establecer el período a analizar, según los objetivos. 3. Identificar los ingresos y egresos de ese período (en columnas separadas). 5. Calcular la diferencia entre los ingresos y egresos, junto con el saldo de inicio.

¿La opción más fácil? Hacer un flujo de caja con un software ERP

Ahora que hemos visto cómo hacer un flujo de caja básico, resulta evidente que manejar toda esta información contable puede ser engorroso. Además, está el riesgo de equivocarnos y que esto nos lleve a tomar malas decisiones.  En Defontana hemos desarrollado una herramienta para estas y otras tantas labores. Hablamos de un ERP que cuenta con una herramienta para hacer flujos de caja fácilmente, sincronizando los ingresos y egresos con nuestra cuenta bancaria por medio de la conciliación automática.  Así, podemos tener un panorama exacto de nuestra realidad financiera en menos tiempo y con probabilidades de error mínimas.  Ya sabes para qué sirve el flujo de caja y que, dada la cantidad de información que se debe considerar para hacer este informe, lo mejor es apoyarnos en la tecnología. Con el ERP de Defontana, optimiza este y muchas otras operaciones de tu empresa.