7 errores frecuentes al llevar la contabilidad empresarial

Mediante la contabilidad empresarial registramos, interpretamos e informamos de modo sistemático los movimientos económicos y estado financiero de un negocio.  Un proceso complejo que no está exento de errores que afectan la precisión de los estados financieros que usamos para la toma de decisiones, buscar inversionistas, determinar obligaciones tributarias y comunicar resultados a los socios. Debemos evitarlos a toda costa. 

7 errores que debes evitar en la contabilidad empresarial

¿Cuáles son las equivocaciones que entorpecen el proceso de la contabilidad de tu empresa? A continuación, los más comunes:

1. No prestarle demasiada seriedad

Al margen de que la llevemos en un software de contabilidad, hojas de cálculo o libros de papel, debemos mantener el orden y precisión de la información en los registros contables.  Si no lo hacemos, es probable que incurramos en decisiones mal informadas, multas futuras y una gestión financiera incorrecta. Consideremos, por ejemplo, que la falta de un control de costos adecuado es una de las causas que llevan a las pymes a fracasar antes de los 3 años.

2. Asumir conceptos y tratamientos contables erróneos  

La contabilidad empresarial es un proceso preciso y rigurosa que exige una gestión sobre la base de conceptos y principios claramente definidos por un ente competente, como el Colegio de Contadores de Chile o el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (emisor de las NIIF).  Si, por ejemplo, confundimos gastos y costos, no aplicamos debidamente la depreciación del flujo de caja, tratamos un préstamo como un ingreso normal o no registramos los hechos económicos cuando suceden (principio de devengo), terminaremos generando información financiera inexacta o incompleta.

3. Errores de entrada de datos 

Este tipo de errores son muy comunes cuando no digitalizamos la contabilidad en un software especializado o módulo contable del sistema ERP.  Consisten en números transpuestos, errores de tipeo, asientos contables incompletos, operaciones aritméticas mal realizadas y demás relacionadas con la gestión manual. 

4. Confundir cuentas 

Es un error que podemos cometer tanto en un software de contabilidad como en un libro físico.  Sucede cuando registramos una operación en una cuenta que no corresponde con la naturaleza de esta. Algo muy grave, porque puede generar discrepancias entre el estado de resultados y el balance general. 

5. Mezclar cuentas personales y comerciales 

Consiste en desdibujar la línea entre las finanzas personales y las de la empresa. Esto hace más difícil la contabilización de las operaciones y se convierte en un dolor de cabeza al calcular cargas tributarias.  Además, puede afectar en el largo plazo el flujo de caja y el capital de trabajo disponible. 

6. Omisión de registro de transacciones pequeñas

Si no registramos todos los ingresos, gastos y costos, por insignificantes que sean, la contabilidad no reflejará nunca la situación financiera y resultados reales del negocio.  Además, será más complicada la administración de los libros, porque es posible que los valores de las cuentas contables no cuadren con lo que realmente tiene el negocio. 

7. No realizar conciliaciones bancarias

Este proceso consiste en verificar que los saldos de las cuentas contables de los bancos coincidan con los de los extractos emitidos por las entidades financieras.  Si no lo hacemos corremos el riesgo de no contabilizar movimientos económicos o no identificar errores de parte del banco (¿qué pasaría si, por ejemplo, la entidad registra un desembolso que no autorizamos? 

Software ERP nos ayuda a evitar estos errores 

La contabilidad empresarial debe ser uno de los procesos más prolijos de a empresa. La buena noticia es que hoy en día es muy sencillo evitar estos errores. Basta con implementar un sistema ERP con módulo contable, que nos permita automatizar gran parte de las tareas del área, como el ingreso de datos y la conciliación bancaria.  Además, un software ERP, como Defontana, opera en el marco de las Normas Internacionales de Información Financiera o los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, ayudándonos a no asumir principios o conceptos errados.