¿Cuándo es obligatorio libro de remuneraciones electrónico?

En el día a día de una empresa, son muchos los aspectos contables de los que tenemos que ocuparnos. Uno de ellos es el libro de remuneraciones, obligatorio para determinadas organizaciones. Tener claridad al respecto es importante para cumplir con las regulaciones, y también para hacer más llevaderos los procesos administrativos.  Dicho esto, hoy veremos qué es el libro de remuneraciones y cómo saber si nuestra empresa necesita llevar uno. 

¿Qué es el libro de remuneraciones?

A grandes rasgos, un libro de remuneraciones es un documento en donde se lleva un registro de los sueldos que una empresa debe pagar a sus colaboradores. Cabe señalar que, según la Dirección del Trabajo (DT), solo se consideran gastos por concepto de remuneración aquellos que están registrados en este libro. Algunos de los datos que se incluyen en el libro de remuneraciones son:

• Remuneraciones imponibles, no imponibles y totales. 
• Conteo de días trabajados durante el mes. 
• Cotizaciones previsionales. 
• Información de horas extra. 

Recordemos que, por ley, el salario se debe pagar a los trabajadores en un plazo máximo de un mes, de ahí la importancia de que los datos estén actualizados y reflejen el período actual, lo que implica considerar aspectos como horas extra o días de vacaciones.

¿Cuándo es obligatorio llevar un libro de remuneraciones?

De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos (SII), este libro debe llevarse obligatoriamente cuando una empresa tiene 5 o más colaboradores.  Como vimos anteriormente, en este libro se da cuenta de aspectos como las cotizaciones, aunque es conveniente incluir factores como los bonos y comisiones. Todo esto es de gran ayuda en el ámbito contable, aunque en términos legales, el artículo 3 del Decreto N.º 375 solo exige llevar un registro de: 

• El nombre y apellido de cada trabajador. 
• El desglose de las remuneraciones imponibles, las no imponibles y las totales. 

Libro electrónico de remuneraciones: una solución práctica para optimizar la contabilidad 

Contar con un registro detallado de las remuneraciones nos permite mejorar los procesos contables y optimizar el pago de los sueldos para evitar errores que pudieran derivar en problemas con los trabajadores o con la Dirección del Trabajo, además de potenciar la productividad en el área de Recursos Humanos.  Ahora bien, ¿desde cuándo es necesario gestionar este documento en formato digital? Según lo dispuesto por la DT, el libro electrónico de remuneraciones es obligatorio desde el 1 de octubre del 2021, cuando la normativa adquirió carácter general. Se trata de una plataforma online que nos permite reunir toda la información de las remuneraciones, siendo posible acceder a ella en cualquier momento y lugar, mediante un dispositivo con conexión a Internet. A diferencia de los libros de remuneraciones tradicionales, un libro electrónico nos ayuda a eliminar la dependencia del soporte físico, evitando el riesgo de pérdida de información por deterioro. Adicionalmente, aumentamos la eficiencia gracias a que podemos gestionar liquidaciones en menos tiempo, automatizando el cálculo con base en las horas trabajadas y otros detalles.  Es importante precisar que el documento debe gestionarse en un archivo en formato CSV -con extensión CSV o TXT-, cuyo nombre no debe exceder los 40 caracteres. Una vez completado, debemos subirlo a la plataforma que la Dirección del Trabajo ha diseñado para ello. Sin embargo, hoy existen soluciones que permiten optimizar y simplificar esta tarea.  En línea con lo anterior, en Defontana hemos creado Zenda, el software de Recursos Humanos que cuenta con todas las herramientas necesarias para agilizar el proceso de gestión de remuneraciones en tu empresa. Con Zenda no solo podrás optimizar el pago de sueldos, pues la plataforma cuenta con funcionalidades como Gestor Documental y Gestión de Desempeño -entre otras-, lo que permite mejorar los flujos de trabajo y la relación de tu empresa con sus colaboradores.