Contabilidad en la nube: ¿cómo hacer una transición exitosa?

La contabilidad en la nube es una herramienta moderna que puede ayudar a las empresas a ser más eficientes y organizadas. De hecho, aproximadamente el 67% de los contadores prefieren soluciones alojadas en la nube en lugar de software local, por los beneficios que esto ofrece en el día a día. Ahora, ¿qué tener en cuenta para que esta transición sea un proceso amigable y eficiente? En este artículo, veremos los factores clave a considerar.

Software contable en la nube: ¿qué considerar para migrar?

Entre los aspectos clave que debemos evaluar para migrar a una plataforma en la nube, tenemos:

1. Evaluación de necesidades

La contabilidad en la nube puede mejorar la accesibilidad remota, la colaboración en tiempo real y la seguridad de datos, pero cada software puede tener prestaciones distintas. Por eso, antes de hacer la transición, es importante evaluar las necesidades de nuestra empresa. Entre ellas:

• ¿Qué funciones necesitamos que tenga el software contable?
• ¿Cuántos usuarios necesitan acceder al sistema?
• ¿Qué nivel de seguridad necesitamos para los datos?

2. Selección de una plataforma confiable

La seguridad de la información es un tema importante en la contabilidad moderna, por lo que es importante elegir una plataforma confiable y segura para proteger los datos de nuestro negocio. Algunos consejos incluyen:

• Revisar las opiniones de otros usuarios.
• Verificar los protocolos de la plataforma y confirmar que cuente con medidas de seguridad informática, como la encriptación de datos y la autenticación de usuarios.
• Comprobar que el proveedor del software tenga una política de privacidad clara y transparente sobre cómo se manejan nuestros datos.

3. Migración de datos

Un factor que a veces pasamos por alto es evaluar la complejidad de la migración de datos. Lo ideal es elegir un software que nos permita hacer esto de la manera más sencilla posible. Así, podemos comenzar a operar con el nuevo sistema en pocas horas.  En este sentido, algunos consejos para elegir un software adecuado son:

• Evaluar qué tan amigable es la interfaz de usuario, ya que esto puede acortar el tiempo de migración de los datos.
• Revisar que el software sea compatible y pueda integrarse fácilmente con otras herramientas que ya estemos utilizando, como nuestro sistema ERP. Esto hará más rápida la transferencia de datos.
• Investigar la calidad del soporte técnico proporcionado por el proveedor. Nos conviene que haya documentación y asistencia disponibles para ayudarnos a resolver cualquier problema durante la migración.

4. Capacitación del equipo

El tiempo necesario para que nuestros trabajadores aprendan a manejar el sistema dependerá en gran medida de la interfaz de usuario del software. Por eso, es clave que prestemos atención a esto y elijamos una plataforma amigable, fácil de manejar para usuarios primerizos. Como recomendación, optar por software que ofrece pruebas gratis nos brinda la ventaja de permitir que el equipo se familiarice y explore la plataforma antes de comprometerse por completo en la migración.

Beneficios de la contabilidad en la nube

La contabilidad en la nube nos ofrece muchas ventajas, algunas de las principales son:

• Reducción de gastos operativos: un software en la nube puede reducir los costos operativos hasta un 50 %, al eliminar gastos de infraestructura y mantenimiento local.
• Accesibilidad global: los datos financieros están disponibles en cualquier lugar y momento, facilitando decisiones en tiempo real y adaptación ágil a cambios.
• Colaboración simplificada: varios usuarios pueden trabajar en los mismos datos al mismo tiempo, promoviendo una comunicación y colaboración fluidas.
• Aumento de ingresos: las empresas que migran a la contabilidad en la nube han experimentado un incremento del 15% en sus ingresos, impulsado por la automatización y eficiencia.
• Actualizaciones y mantenimiento automatizados: el software en la nube se actualiza automáticamente, liberando a las empresas de la tarea de mantener el sistema al día.

Haz la transición a la contabilidad moderna con Defontana

En conclusión, un software de contabilidad en la nube puede ayudarnos a tener unas finanzas más organizadas, así como mejorar la productividad y rentabilidad. El sistema ERP de Defontana nos ofrece todas las funciones que necesitamos para gestionar nuestra contabilidad y tener una empresa más eficiente, incluyendo el registro automático de:

• Compras y ventas.
• Pago de sueldos.
• Cobranza, entre otros.

Si estás interesado en hacer la transición a la nube, te invitamos a conocer todas las funciones del software de Defontana y aprovechar las ventajas de la digitalización.