¿Con qué documentos se realiza la conciliación bancaria?

Toda empresa necesita mantener una contabilidad ordenada tanto para proyectar estrategias de crecimiento como para tener claridad sobre sus activos (cuentas por cobrar) y pasivos (deudas). En ese sentido, una de las operaciones más importantes a realizar es la conciliación bancaria.

Pero ¿qué es una conciliación bancaria?

Básicamente, este concepto se refiere al proceso que nos permite contrastar y cuadrar -es decir, conciliar- los montos registrados en la contabilidad de la empresa (libros auxiliares) con los del resumen bancario, denominado cartola.  Todo, con el fin de asegurarnos de que nuestra información contable esté cuadrada con la suministrada por el banco, pues hay muchas probabilidades de que no coincidan. Algunas de las principales razones son: 

• Cheques girados por la empresa que no han sido cobrados.
• Notas de débito cargadas por el banco a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado.
• Notas de crédito abonadas por el banco a la cuenta y que la empresa no ha registrado.
• Errores del área contable de la empresa al registrar los movimientos. 
• Depósitos de último momento que no se alcanzaron a registrar.
• Cheques rechazados.
• Cargos del banco por intereses o impuestos.

Ahora bien, más allá de entender qué es una conciliación bancaria, es necesario considerar algunas claves para desarrollarla de forma correcta y rápida, por ejemplo, tener organizada y completa toda la documentación e información necesaria para el proceso. 

¿Cómo elaborar una conciliación bancaria y cuáles son esos documentos que se necesitan para hacerla? 

Podemos elaborar la conciliación bancaria partiendo de la base de la cartola bancaria o del libro auxiliar mayor. No obstante, lo más recomendable es utilizar la primera opción, pues se trata del documento oficial emitido por la entidad bancaria, menos susceptible de errores y con una mejor organización de los movimientos y estado de la cuenta.  El método de los saldos correctos es uno de los más usados y efectivos a la hora de hablar de cómo elaborar una conciliación bancaria. En la práctica, nos permite conocer el saldo final de la cuenta banco empresarial que deberíamos tener al mes, luego de efectuar la respectiva “cuadratura”. Los pasos para hacerlo son:  Al saldo del libro contable “banco” le aplicamos los siguientes procedimientos: 

• Restar los cargos registrados en la cartola bancaria (no en el libro banco).
• Adicionar los abonos registrados en la cartola bancaria (no en el libro banco).

Por otra parte, al saldo de la cartola bancaria le aplicamos: 

• La resta de los abonos registrados en el libro banco (no en la cartola bancaria).
• Adicionamos los cargos registrados en el libro banco (no en la cartola bancaria).

Para finalizar, al saldo del libro o la cartola tenemos que restarles o sumárselos errores cometidos por la entidad bancaria o por el área contable de la empresa. En ese sentido, para realizar la conciliación bancaria necesitamos los siguientes documentos: 

• Extractos o cartola bancaria. 
• Libro mayor, libro de ingresos y egresos o libros auxiliares de la empresa. 
• Notas de crédito y notas débito emitidas por el banco.
• Soportes de las operaciones relativas a la cuenta bancos.  

Al final, el objetivo principal de este proceso es averiguar por qué se dan las diferencias entre los extractos bancarios y los registros contables, lo que deriva en la posibilidad de corregir errores, comprobar transacciones, controlar mejor el rendimiento de la empresa y prevenir deudas y pérdidas.  Entendiendo que se trata de un trabajo que requiere de suma precisión en las cifras y fechas, es necesario apoyarnos en plataformas especializadas en labores contables y financieras. Para facilitar esta y otras labores de los profesionales del área, en Defontana creamos el software de contabilidad que necesitabas. Gracias a esta herramienta, los profesionales del área contable pueden organizar toda la información necesaria para generar la conciliación bancaria de forma automática, lo que deriva en un significativo ahorro de tiempo y recursos, así como en la eliminación de los márgenes de error.