¿Cómo realizar una conciliación bancaria exitosa?

La conciliación bancaria es un proceso de control financiero que consiste en contrastar cada uno de los saldos registrados en la cuenta “Bancos” de nuestros libros contables, con los reportados por la entidad bancaria. Lo ideal es que coincidan a la perfección. En caso contrario, debemos identificar el error y corregirlo.  Este procedimiento tiene que ser periódico y exitoso, porque es fundamental para mejorar la precisión y la transparencia en la gestión financiera. Identificar errores de registro a tiempo puede salvar a nuestra empresa de un problema mayor.

¿Qué pasos cumplir en una conciliación bancaria?

Para hacer más fácil el proceso de la conciliación bancaria, aquí explicamos la mejor manera de llevarlas a cabo.

Recopilar los extractos bancarios y tener actualizada la contabilidad

La calidad y cantidad de la información es la clave de toda conciliación bancaria exitosa. Tenemos que obtener los extractos bancarios del periodo a verificar y asegurarnos de que todas las transacciones (transferencias, retiros, depósitos, etc.) se hayan registrado adecuadamente en la contabilidad. 

Comparar uno a uno cada registro financiero 

Este proceso de control financiero empieza con la comparación del saldo de la cuenta bancaria con el saldo registrado en los libros contable al comienzo del período de conciliación. Los montos deben coincidir exactamente.  Luego pasamos a revisar cada transacción de forma detenida, verificando que los montos, descripciones y fechas sean iguales en ambos registros. 

Resolver cualquier discrepancia identificada 

Si identificamos alguna inconsistencia, por pequeña que sea, la marcamos para el posterior análisis y solución. Debemos considerar que las discrepancias pueden obedecer a alguna de las siguientes razones: 

• Errores de registro financiero (transposiciones de números, fallas de cálculo, etc.). 
• Transacciones procesadas por el banco que aún no han sido reflejadas en los registros contables.
• Transacciones registradas con una fecha diferente a la que tienen en el extracto bancario (debido a diferencias en el tiempo de procesamiento).
• Cheques sin cobrar.
• Depósitos realizados por la empresa que aún no han sido acreditados en el extracto bancario. 
• Intereses, comisiones y retenciones que no registramos en la contabilidad. 
• Fraude o actividad no autorizada. 
• Error de la entidad bancaria (es el menos común). 

Una vez identificamos la causa de la discrepancia, procedemos a solucionarla y a actualizar los registros contables.

Documentar las conciliaciones 

Es importante guardar registros de todos los pasos realizados durante la conciliación bancaria. Esto será útil para garantizar la transparencia en la gestión financiera, informar auditorías futuras y usar como soporte en caso de discrepancias en procesos de control posteriores. Hacer estas conciliaciones de forma regular y precisa nos ayuda a evitar errores, prevenir fraudes y mantener un control financiero sólido.

Utilizar un software especializado en conciliación bancaria 

Un software especializado puede ser un aspecto clave para evitar errores al realizar este control financiero, ya que nos permite automatizar todo el proceso, haciéndolo más rápido y preciso. El módulo contable del ERP Defontana nos permite acceder a las cartolas de la cuenta bancaria directamente desde el sistema y poner en piloto automático toda la conciliación. Así, podemos darle más solidez a nuestros libros contables y asegurarnos de tomar decisiones en base a datos certeros.