¿Cómo llevar un mejor control de inventarios usando un ERP?

Estamos viviendo una evolución acelerada de la gestión de empresas y, aunque es evidente en muchos ámbitos, en cuanto a software es más notorio, ya que prácticamente a diario tenemos nuevas opciones disponibles. Los ERP son muestra de ello y se posicionan con las soluciones más completas para optimizar la gestión en niveles operativos y estratégicos. Se estima que en el 2020, el 60% de las PYMES utilizará un ERP y lo hará desde la nube. Esta tendencia viene impulsada por varias necesidades, siendo la reducción de inventarios excesivos una de las más comunes por las que una empresa adquiere o renueva su ERP.

La integración como pilar de la optimización

La gestión de inventarios es clave, afectando directamente la productividad y rentabilidad de las empresas. La mayoría de las compañías deben manejar al menos dos tipos de inventarios de forma simultánea, lo que implica un reto importante. Dependiendo del rubro y tamaño de la empresa, puede haber inventarios de materias primas, materiales, productos en proceso y productos terminados, entre otros. Es una tarea compleja cuando no se cuenta con un sistema especializado, no solo porque la información puede no estar actualizada, sino que además está dispersa. Por eso, la integración de procesos es una de las fortalezas más importantes de los ERP: aquellos que incluyen un módulo o sistema de inventario están en la capacidad de conectar todos los procesos de la cadena de suministro, como ventas, compras, logística, producción y administración del almacén.

Mejorando el control y la toma de decisiones

"La información es poder", un dicho popular que refleja cada vez mejor nuestra realidad, y l control del stock es un buen ejemplo de ello. El sistema de inventario dentro de un ERP ofrece muchas funciones y ventajas, las cuales podemos capitalizar en la medida en que sepamos aplicarlas cuando tomamos decisiones. Actualmente, la mayoría de los ERP funcionan en la nube, recogiendo, procesando e integrando información 24/7. Por lo tanto, tenemos acceso en cualquier momento a la información, reportes y proyecciones de la cadena de suministros. Ese input estratégico impactará directamente la toma de decisiones relacionadas con, al menos, 3 aspectos críticos:

• Detectar y alinear los puntos de la cadena en la que se está generando exceso de inventario, coordinando de forma eficiente los procesos de compra y ventas.
• Stock mínimo y máximo, cada uno afecta los costos y deben definirse usando tanto data actual como histórica. Un ERP aporta ambas datas y también genera reportes comparativos que facilitan esta definición.
• Proyecciones para cada SKU, en las cuales la data histórica del ERP será determinante para entender cómo se ha comportado cada producto, si responde a una demanda estacional, si requiere modificaciones en las condiciones de almacenamiento, entre otros.

Adicionalmente, el monitoreo online en tiempo real nos abre las puertas para detectar de forma inmediata las irregularidades que se puedan presentaren lo que a inventario respecta, por lo que las decisiones y acciones correctivas ya no deben esperar al cierre semanal o mensual, como suele suceder con los sistemas manuales. La adopción de un ERP con un módulo de control de inventarios puede ser determinante en la obtención de los objetivos comerciales de una compañía, pues brinda una visión detallada de las existencias, facilitando la administración de los recursos.